Bilgiye Katma Değer Eklemek

Memleketi kurtarma meselelerini konuşurken, katma değerli işler üzerinde sıkça durduğunuz zamanlar olmuştur. Özellikle de hammadde olarak yetiştirilen veya çıkartılan malzemelerin işlenerek katma değerli ürünlere dönüştürülmesi, bu konuda eksik kalındığı, halbuki yurtdışında bu işlerin ne kadar önem verilerek yapıldığı söylenir durur. Elbette katma değerden bahsederken, üretim alanında çalışılmadığı için elden birey gelmez, bu bilinç üretimle ilgili bir işletmedeki olan gelecek kariyerine saklar ve gider. Peki, gerçekte bu doğru mu? Üretim yapmak için mutlaka o sektörde çalışmak mı lazım? Farkında olmayabilirsiniz, ama aslında çalışma hayatında hepimizin önünde her gün birçok üretim bandı açılıyor. Tabii bu bandı görmüyoruz çünkü somut bir hammaddenin değil, bilginin bir bantta dolaşımı ve işlenmesinden bahsetmek istiyorum.
Bir işletmede, dışarıdan gelen telefonları karşılamak, başka bir kişi veya departmanın yerinde olmadıkları zaman onların telefonlarına bakmak ilave bir iş hatta külfet gibi gelebilir. Böyle bir pratikten zaten kaçınılırken, görevi telefon karşılamak olan kişiler dahil, telefonu aranan kişiye ilettikleri anda işi bitirdiklerini düşünürler. Oysa olay hiç de öyle değildir.
Benzer bir tavrı sadece telefon değil e-posta iletişiminde de görürüz. Üçüncü kişileri ilgilendiren mailleri ileterek (forward) işin tamamlandığını düşünürüz. Yani bize iletilen bir mesajı olduğu gibi yeniden iletiriz. Dolayısıyla, iletimi yapan A kişisinden B kişisine mesaj olduğu gibi iletilmektedir. Ya aynı tavrı B de gösterirse? O zaman C-D belki E kişisine mesaj iletilir ama beş noktadan geçmiş bu mesajın içeriğinde hiçbir değişiklik olmaz. Bunun kendi ofisinizde yaşanmadığını düşünüyorsanız, sizin telefon açıp birçok kişiye birebir aynı cümlelerle isteğinizi anlatıp muhatap bulamadığınız veya yanıt alamadığınız örnekleri hatırlayın..
Şirketin baş tedarikçisinin ödeme taleplerine sekreteryadan yanıt alabileceği bir yetkilendirme elbette ki kasettiğim konu değil. Ama yeniden iletim yapmak yerine, ara duraklardan birinde arayan kişinin kim olduğu, kimi aradığı ve gazete manşeti detay düzeyinde talebinin ne olduğunu tek bir kişi sormuş olsa, bakın şunlar olur:

1) Yanıtı verecek yetkili karşılama cümleleriyle vakit kaybetmez.
2) Santral – sekreterya gündem hakkında bilgi sahibi olur.
3) Telefon eden kişi kendisine ilgi gösterildiği için serinkanlı olur.
4) Yanıtı verecek kişinin dışarıya karşı statüsü daha yüksek gözükür.

Ancak bu sorgulama yapılmadığı zaman; yukarıdaki maddelerin tersi gerçekleşeceği gibi;

1) İşyerinde yapılan işin niteliği düşer. Sekreter yönlendirme, yetkili sekreterlik işi yapmış olur, gündemden habersiz sekreterin zihni kendine farklı gündemler belirler.
2) Dahası, arayan kişi duruma sinirlenirse konu dışına çıkarak, yetkilinin daha üstündeki yöneticilere uzanacak ve onlara da ilave işyükü çıkabilecektir.

Peki ne yapmalı?

Size gelen bir bilgiye katma değer katmalısınız ki, kurumsal iş yükünüz hafiflesin.
Yaptığınız işin niteliği artsın. Öyle ya, gündeme ilgi arttığı zaman, işinin farklı boyutlarına hakim birçok çalışanın yer aldığı bir ortamda çalışıyor olacaksınız.
İş gününüzü daha etkili planlayabileceksiniz çünkü o önemli konu hakkında Uzun zamandır planladığınız çalışmayla ilgili toplanmışken, şirketin internet sitesinde menüye girişi bulamamış bir müşteri tüm düzeninizi altüst edemeyecek.
Sabah talep edilirse gönderilmesi için sekreteryaya teslim edilen Excel dosyası, talep gerçekleştiğinde tekrar sizden istenmeyecek.
Bununla birlikte, süreç tasarlarken gözden kaçırdığınız bir detayı çalışma arkadaşınız belki de size düzelttirecek.

Elbette, bunun gerçekleşmesi tek başına tüm örgütün bilgiye katma değer ekleme bilincine sahip olmasına bağlı değildir. Bireylerin sorumluluk alma noktasında rahat olması da önemlidir ki, burada yönetim erkinin sorumluluk alan çalışanlara yaklaşımı da belirleyici olacaktır. Bu ayrı bir yazı konusu, onu yazana kadar alternatif gündemler yaratacak vakitte iş çevrenizde nasıl katma değer üretebileceğinizi bir düşünün derim.

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s